Konsult/utredare – Utredning fakturor, nivå 4 eller 5 (1784)

Beställaren efterfrågar en konsult/utredare med kompetensnivå 4 eller 5 inom området användbarhet och tillgänglighet.

Uppsala kommun vill utreda för- och nackdelar av att samla all leverantörsfakturahantering från nuvarande ekonomisystem Unit4ERP till e-handelssystemet Proceedo. Båda systemen används i kommunen men Proceedo bara för e-handel. Alla leverantörsfakturor (ca 300 000) behandlas i ekonomisystemet, med automatisk matchning och attest av de fakturor (ca 100 000) som avser inköp i e-handelssystemet om de är helt korrekta jämfört med ursprunglig beställning (74%).

Frågan har varit aktuell tidigare och liknande förändringar har genomförts av flera andra kommuner vilket bör fungera som referens för utredningen.

Konsulten ska vara väl insatt i både ekonomisystem och e-handelssystem för offentlig sektor.

Uppdraget innebär faktainsamling genom intervjuer med medarbetare inom upphandling, ekonomi och IT samt kartläggning av hur ett urval andra jämförbara offentliga organisationer valt att hantera samma flöde.

I uppdraget ingår även dialog med Unit4 och Proceedo för att undersöka möjlighet till inläsning och uppföljning av fakturor på radnivå för att möjliggöra analys av inköp på artikelnivå.

Uppdraget ska slutredovisas senast 15 december i form av en skriftlig rapport som beskriver förväntade för- och nackdelar med leverantörsfakturahantering i ekonomisystemet respektive ehandelssystemet.

Krav på konsulten i uppdraget
1. Konsulten ska leda och tillse att projektets aktiviteter planeras, genomförs och följs upp.
2. Konsulten ska löpande dokumentera exempelvis möten och projektets resultat.
3. Konsulten ska säkerställa att rätt kompetens engageras till projektet.
4. Konsulten ska tillämpa Uppsala kommuns projektmodell ProjektiL.
5. Konsulten ska svara för information till och kommunikation med berörda intressenter.
6. Konsulten ska svara för dialog med Unit4 och Proceedo för att undersöka möjlighet till inläsning och uppföljning av fakturor på radnivå.
7. Konsulten svarar för faktainsamling genom intervjuer med medarbetare inom upphandling, ekonomi och IT.
8. Konsulten ska genomföra kartläggning av hur ett urval andra jämförbara offentliga organisationer valt att hantera samma flöde som Uppsala kommun villa uppnå.
9. Konsulten ska slutredovisa uppdraget senast 15 december.

PLACERING/DISTANS:

Distansarbete accepteras för detta uppdrag.

INTERVJU:

Beställaren ska på begäran kunna ha intervjuer med utvalda ramavtalsleverantörers offererade konsulter.

Skallkrav